Bagaimana untuk membuat jadual harian dalam 6 langkah?

Buat Senarai Tugasan
Sebelum anda boleh mula mengatur tugasan anda, tuliskan dahulu semua yang anda perlu capai untuk hari itu. Sertakan item berulang seperti mesyuarat, senaman dan janji temu, serta tugas sekali sahaja seperti tarikh akhir atau panggilan telefon. Anda boleh memutuskan seberapa terperinci yang anda mahu senarai anda. Contohnya, jika menambahkan "pergi ke makan tengah hari" membantu menstrukturkan hari anda, jangan ragu untuk menyertakannya.

Petua:Tidak mengapa jika anda tidak pasti tentang semua tugas yang perlu anda lakukan dalam minggu yang akan datang. Anda sentiasa boleh menambah item baharu pada senarai anda apabila ia muncul.

Utamakan Tugas Anda
Jika senarai tugasan anda terasa memberangsangkan, jangan risau-mengutamakan akan membantu. Mengutamakan memberi anda gambaran yang lebih jelas tentang perkara yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Kalau nampak macam

anda tidak akan menyelesaikan segala-galanya hari ini, anda akan tahu tugas mana yang mempunyai kesan paling segera dan harus diutamakan.

Untuk memberi keutamaan, labelkan setiap tugas sebagai keutamaan tinggi, sederhana atau rendah. Pertimbangkan soalan ini semasa menyusun tugasan anda:

• Tugas mana yang mempunyai tarikh akhir yang tetap?
• Tugasan manakah yang mesti diselesaikan pada hari-hari tertentu?
• Tugasan manakah yang akan menyebabkan tekanan jika ia dibiarkan?
• Tugasan manakah yang ingin saya selesaikan seterusnya?
• Tugas mana yang boleh menunggu?

Petua:Jika anda mempunyai tugasan yang bercanggah, nilaikan yang mana satu lebih mendesak. Sebagai contoh, jika satu projek adalah untuk pelanggan dan satu lagi untuk bos anda, projek pelanggan mungkin diberi keutamaan. Jika tarikh akhir bertindih, jangan teragak-agak untuk meminta bantuan daripada rakan sekerja atau pengurus anda atau mewakilkan tugas jika boleh.

Tetapkan Tarikh Akhir
Semak senarai tugasan anda dan pastikan setiap tugas mempunyai tarikh akhir yang jelas. Jika anda tidak pasti tarikh tamat tempoh yang tepat, tetapkan tarikh akhir yang munasabah buat masa ini-anda sentiasa boleh melaraskannya kemudian.

Seperti keutamaan, tarikh akhir membantu anda mengenal pasti tugasan yang paling mendesak dan membimbing masa untuk menyelesaikannya. Tanpa tarikh akhir, mudah terlepas penghantaran penting, walaupun anda mempunyai masa yang mencukupi. Malah, tarikh akhir yang tidak jelas adalah salah satu sebab utama tugasan ditangguhkan.

Petua:Tarikh akhir bukan hanya untuk kerja. Tetapkan tarikh akhir untuk matlamat peribadi juga seperti latihan untuk maraton. Sebagai contoh, pecahkan pelan latihan anda mengikut berapa batu untuk berlari setiap minggu, supaya anda bersedia sepenuhnya untuk perlumbaan.

Kenal pasti Peristiwa Berulang
Selepas anda menetapkan tarikh akhir, ambil perhatian tentang sebarang acara berulang dalam senarai tugasan anda. Ini boleh jadi mesyuarat mingguan, kelab buku bulanan atau panggilan telefon biasa dengan pelanggan. Serlahkan ini untuk memastikan anda tidak terlepas pandang.

Susun Tugas mengikut Masa, Keutamaan atau Tarikh Akhir
Kini datang bahagian yang menyeronokkan untuk mengatur senarai tugasan anda. Susun tugas mengikut masa, keutamaan atau tarikh akhir. Semasa anda memasukkan tugasan ke dalam jadual harian anda, ikut susunan yang telah anda buat berdasarkan keutamaan. Tugasan keutamaan tinggi harus diselesaikan dahulu, manakala tugasan keutamaan rendah boleh disimpan untuk kemudian hari atau minggu. Pastikan untuk menyebarkan acara berulang anda di seluruh jadual anda juga. Semasa anda menyemak tugas, agenda anda secara semula jadi akan terisi.

Kekal Fleksibel
Dengan jadual anda dipetakan, anda sudah bersedia untuk bermula. Walau bagaimanapun, adalah penting untuk kekal fleksibel. Jadual yang anda buat pada awal hari mungkin tidak tepat bagaimana hari anda berlangsung. Perkara mungkin berubah, dan tugas mungkin mengambil masa lebih atau kurang daripada yang dijangkakan, jadi kekal boleh menyesuaikan diri apabila keutamaan dan cabaran baharu timbul.